La posibilidad de crear tu empresa desde el salón de tu casa está cerca.
El pasado mes de junio, la Unión Europea aprobó una directiva que permitirá la constitución en línea de sociedades y cuya transposición tiene como fecha tope el 1 agosto de 2021.
Los nuevos desafíos presentados por la digitalización son muchos y con ello, la creación de un entorno jurídico y administrativo que esté a la altura es fundamental. Si bien el uso de herramientas digitales en el derecho societario ha ido creciendo a pasos agigantados, aún queda mucho por hacer.
Así, son muchas las diferencias que existen entre los Estados Miembros a este respecto. Mientras que unos permiten la posibilidad de presentar o consultar documentos íntegramente online, otros exigen la presencia física.
En este sentido, sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito de Derecho de sociedades, busca favorecer y agilizar la constitución de sociedades y el registro de sucursales, así como reducir los costes y los tiempos asociados a estos procedimientos, cuyas trabas afectan en particular a las PYMES.
¿Qué destacamos de esta directiva?
(I) Los portales o sitios web de registro deberán poner a disposición de los solicitantes modelos de constitución, pudiendo estos elegir entre estos prototipos u optar por una escritura personalizada.
(II) Se deberá asegurar que el registro online de sociedades o sucursales no quede supeditado a la obtención de una autorización o licencia previa, a menos que esa condición sea indispensable para la supervisión de determinadas actividades.
(III) Registrada la sociedad o la sucursal, los documentos e informaciones, así como cualquier modificación posterior, podrán presentarse en todo momento a lo largo de todo el ciclo de la vida de las empresas sin necesidad de comparecer en persona.
(IV) Cuando se registre una sucursal de una sociedad ya registrada en otro estado miembro, las autoridades podrán verificar determinada información societaria a través del sistema de interconexión de registros centrales, mercantiles y de sociedades (BRIS).
(V) Con el fin de asegurar la transparencia y proteger los intereses de trabajadores, acreedores y accionistas minoritarios, es importante que los mismos estados faciliten un sistema a través del cual puedan consultar de manera fácil y sencilla información societaria relevante.
El principio de “solo una vez» en la creación de empresas online
Con el fin de reducir los costes, las cargas administrativas y la excesiva duración asociada a estos procedimientos, los estados miembros deberán aplicar el principio de “solo una vez”, un principio que tal y como demuestra el Reglamento (UE) 2018/1724 sobre el Plan de Acción de la Comisión sobre Administración Electrónica, ya está asentado en la unión.
Así las cosas, este principio permitirá a las empresas obviar algunos trámites innecesarios, como por ejemplo presentar la misma información tanto al registro como al boletín oficial. En su lugar, será el registro el que se encargue de suministrar la información ya presentada directamente al boletín oficial.
Además, este principio también agilizará el registro de sucursales transfronterizas. ¿Cómo?
Por un lado, aquellas sociedades ya registradas y constituidas en un Estado Miembro, podrán utilizar la misma información y datos ya presentados en un registro en el caso de que quieran registrar una nueva sucursal en otro estado miembro.
Por otro lado, en el caso de que un empresario quiera presentar determinados cambios de información, ya sea un cambio en el órgano de administración de la sociedad o una modificación de su denominación social, éste podrá presentar estos cambios ante el registro donde esté registrada la sociedad, sin necesidad de presentarlo también ante el registro donde esté situada la sucursal.
¿Cómo combatir el fraude en estos procedimientos?
Habría que precisar a todo lo dicho anteriormente que la constitución de sociedades online puede dejar la puerta abierta al fraude y a la inseguridad seguridad jurídica.
Por ello, la Unión Europea no ha dejado de insistir en la introducción de controles de la identidad y la capacidad jurídica de aquellos que vayan a constituir una sociedad o registrar una sucursal.
Estos mismos controles deberán ser desarrollados y aprobados por los mismos estados, como, por ejemplo, la videoconferencia ante notario, asunto que desarrollaremos más adelante.
Asimismo, la directiva no deberá afectar en ningún caso a la competencia de los estados para rechazar solicitudes de constitución en caso de fraude o abuso, ni al ejercicio de las acciones de investigación y ejecución pertinentes.
Por último, recalcar que las autoridades podrán exigir la presencia física del solicitante cuando exista una auténtica sospecha de falsificación de la identidad. No obstante, dado que se trata de una excepción, esta disposición debe ser interpretada de forma muy restrictiva.
Y ahora bien, ¿Qué ocurrirá con el papel del notario?
Tras la redacción de los estatutos, el depósito del capital social mínimo requerido para la constitución de la sociedad y enviada la solicitud de denominación social al Registro Mercantil Central (el cual se encargará de cotejar que no existe otra compañía con el mismo nombre) llega el turno de la escritura pública.
En el caso de las sociedades constituidas online, los Estados Miembros que observen la figura del notario dentro de su ordenamiento jurídico, pues no todos la tienen, deberán ofrecer a los empresarios la posibilidad de ponerse en contacto con el notario de su libre elección a través de una videoconferencia.
En este encuentro telemático, el notario verificará la identidad y capacidad de los otorgantes a través el D.N.I electrónico, revisará que la sociedad cuenta con todos los documentos exigibles para su constitución y confirmará que el contenido de los estatutos cumple con la legalidad. Realizados todos los trámites se procederá a la firma de la escritura a través de la firma electrónica.
María Díaz Belenguer
Legal Intern
